Καταρχήν, η πρόσβαση και η καταγραφή στοιχείων ηλεκτρονικής επικοινωνίας του εργαζομένου δεν είναι νόμιμη, όταν γίνεται χωρίς την συγκατάθεση του τελευταίου.
Γενικότερα, η επιτήρηση της δραστηριότητας του εργαζομένου στον προσωπικό υπολογιστή του και η πρόσβαση σε αποθηκευμένα δεδομένα θεωρείται επεξεργασία δεδομένων που είναι παράνομη. Κάτι τέτοιο επιτρέπεται, μόνο εφόσον είναι απολύτως αναγκαίο για την οργάνωση και τον έλεγχο κάποιας εργασίας ή των δαπανών.
Σε αυτή την περίπτωση καταχωρίζονται τα απολύτως απαραίτητα δεδομένα για τους παραπάνω σκοπούς και όχι όλα τα στοιχεία.
Με αυτό τον τρόπο επιδιώκεται η προστασία της ιδιωτικής ζωής και των επικοινωνιών του εργαζομένου.
